Alvarás, certificados e contratos: como não perder nenhum vencimento
Alvará, licenças, certificado digital, certidões, seguros e contratos: monte um calendário de vencimentos para a sua empresa não ser pega de surpresa.
Neste artigo
Toda empresa convive com documentos que vencem: alvará de funcionamento, licenças sanitárias ou de outros órgãos, certificado digital, certidões, seguros, contratos com fornecedores e clientes. Em uma distribuidora, a lista costuma ser ainda maior, porque envolve frota, armazém e exigências de grandes clientes. O problema é que esses vencimentos ficam espalhados, e muitas vezes alguém só percebe quando o certificado digital para de funcionar ou o cliente pede uma certidão válida para fechar um pedido.
Este artigo mostra como montar um controle simples para que nenhum vencimento pegue a empresa de surpresa.
Os vencimentos mais comuns
Documentos da empresa
- Alvará de funcionamento e licenças municipais (a validade varia conforme o município).
- Licenças sanitárias e de órgãos reguladores, quando a atividade exige.
- Auto de vistoria do Corpo de Bombeiros, com prazo definido pelas normas de cada estado.
- Certificado digital: o tipo A1, por exemplo, tem validade de um ano; outros tipos podem ter validades diferentes.
- Certidões negativas, que têm prazo de validade e costumam ser exigidas em contratos e licitações.
Contratos
- Locação do imóvel ou do armazém.
- Contratos com fornecedores e prestadores de serviço.
- Contratos com clientes, com reajustes e renovações.
Seguros e frota
- Seguros de veículos, de carga e patrimoniais.
- Licenciamento e documentação dos veículos.
Como montar o controle
1. Faça o inventário
Liste todos os documentos com validade, onde estão guardados e quem é o responsável. Esse levantamento costuma revelar documentos vencidos ou esquecidos.
2. Crie calendários por área
- Legal e licenças
- Contratos
- Frota e seguros
- Fiscal (certificados e certidões)
3. Registre duas datas
- Data de início da renovação: quanto tempo antes é preciso começar? Alguns processos levam semanas.
- Data de vencimento.
4. Anexe o documento ao compromisso
Quem for cuidar da renovação já encontra o documento atual, o número do processo e as observações.
5. Revise no início de cada mês
Uma olhada de cinco minutos na visão mensal mostra o que precisa ser iniciado.
A visão do ano
No começo do ano, a visão anual mostra todos os vencimentos de uma vez, ajudando a prever custos (taxas, seguros, renovação de certificados) e a distribuir o trabalho.
Onde guardar os documentos
Os documentos vigentes precisam ser encontrados rapidamente, inclusive para enviar a clientes que exigem documentação atualizada. Uma pasta Documentos da Empresa organizada por tipo, com acesso restrito a quem cuida, resolve. Para saber por quanto tempo guardar as versões antigas, veja por quanto tempo a empresa precisa guardar cada documento.
Exemplo prático
Ver a situação ilustrativa
Situação ilustrativa, baseada em desafios comuns nesse tipo de empresa.
Uma distribuidora de alimentos foi surpreendida quando um grande cliente pediu as certidões negativas atualizadas para renovar o contrato de fornecimento. Duas estavam vencidas, e a emissão de uma delas dependia da regularização de uma pendência. A renovação do contrato atrasou duas semanas.
A distribuidora fez um inventário de todos os documentos com validade e criou calendários por área (legal, contratos, frota e seguros, fiscal), com a data de início da renovação e o documento atual anexado a cada compromisso. A responsável pelo administrativo passou a revisar a visão mensal no primeiro dia útil de cada mês.
Como o AvuzConecta ajuda
Na Agenda do AvuzConecta, a empresa pode criar calendários por área, com visão semanal, mensal e anual, e compromissos com descrição, responsáveis, anexos e etiquetas. Os documentos ficam no Drive, com permissões por pasta, e a renovação pode ser acompanhada como tarefa no Tarefas. Contratos que precisam de nova assinatura podem ser enviados pelo Assinador, direto da pasta.
Perguntas frequentes
Quais documentos costumam ser esquecidos?
Certificado digital, certidões negativas, licenças específicas da atividade, seguros e contratos com renovação automática.
Com quanta antecedência começar a renovação?
Depende do documento. Processos que envolvem órgãos públicos podem levar semanas; registre a data de início com folga.
Onde guardar os documentos vigentes?
Em uma pasta de documentos da empresa, organizada por tipo, com acesso restrito a quem cuida e fácil de compartilhar com clientes quando solicitado.
Quem deve ser o responsável?
Defina um responsável por área e um responsável geral que revisa o calendário todo mês.
Conclusão
Vencimentos esquecidos geram multas, paralisações e situações constrangedoras com clientes. Um inventário dos documentos, um calendário por área com data de início da renovação e os documentos anexados resolvem o problema de forma simples e definitiva.