Gestão de documentos de engenharia: plantas, ARTs e arquivos de obra
Como organizar plantas, revisões, ARTs e documentos de obra para que escritório e campo trabalhem sempre com o arquivo certo. Guia prático para engenharias.
Neste artigo
Em uma empresa de engenharia, um arquivo errado custa caro. Uma planta desatualizada na obra pode virar retrabalho, desperdício de material e atraso. Mesmo assim, é comum encontrar projetos espalhados entre o servidor do escritório, o computador de cada projetista, e-mails de clientes e grupos de WhatsApp da obra.
Este artigo mostra como organizar a documentação técnica para que escritório e campo trabalhem sempre com a mesma informação.
Os documentos que uma engenharia precisa controlar
- Projetos e plantas, com suas revisões (arquitetônico, estrutural, elétrico, hidrossanitário, entre outros).
- ARTs ou RRTs de cada responsável técnico.
- Memoriais descritivos e de cálculo.
- Orçamentos, cronogramas e medições.
- Contratos com cliente e fornecedores.
- Licenças, alvarás e aprovações em órgãos públicos.
- Diário de obra, fotos e relatórios de visita.
Estrutura de pastas por obra
A unidade de organização na engenharia é a obra (ou o projeto). Uma estrutura que funciona bem:
Obra 042 - Residencial Exemplo01 Contrato e Proposta02 Projetos›Arquitetônico,Estrutural,Elétrico,Hidrossanitário03 ART e Responsabilidade Técnica04 Licenças e Aprovações05 Orçamento e Medições06 Execução›Diário de Obra,Fotos,Relatórios07 Entrega›As Built,Manuais,Termo de Entrega
Use a mesma estrutura em todas as obras. Assim, qualquer pessoa da equipe sabe onde procurar.
Controle de revisões sem confusão
O maior problema da documentação técnica é saber qual é a revisão vigente. Algumas regras simples:
- Inclua a revisão no nome do arquivo:
EST-01 - Fundações - R03.pdf. - Mantenha só a revisão vigente na pasta principal e mova as anteriores para uma subpasta
Superadas. - Registre a data e o motivo da revisão em uma lista de documentos do projeto.
- Nunca envie a planta por WhatsApp para a obra: envie o link da pasta. Assim, quando houver nova revisão, o campo já acessa a atualizada.
Escritório e campo vendo o mesmo arquivo
O ponto crítico é a obra. O mestre de obras, o engenheiro de campo e o fiscal precisam consultar plantas no canteiro, muitas vezes pelo celular ou tablet. Se o acesso depende de alguém do escritório mandar o arquivo, a chance de a versão errada chegar ao campo é alta.
Com os arquivos em um drive na nuvem, o campo acessa a mesma pasta do escritório. Se a revisão mudou, todos veem a nova. Para reuniões de acompanhamento com o cliente sem deslocamento, veja também nosso artigo sobre reunião de obra por vídeo.
Permissões: quem vê o quê
- Projetistas: editam a pasta de projetos.
- Equipe de obra: visualiza projetos e edita a pasta de execução (diário e fotos).
- Financeiro: acessa orçamentos, medições e contratos.
- Cliente: recebe um link com acesso apenas aos documentos de entrega, com data de expiração se necessário.
Licenças e prazos
Licenças, alvarás e ARTs têm validade e condicionantes. Além de guardar os documentos, é preciso controlar os vencimentos. Falamos sobre isso no artigo sobre controle de vencimento de licenças ambientais, que vale também para outras licenças de obra.
Exemplo prático
Ver a situação ilustrativa
Situação ilustrativa, baseada em desafios comuns nesse tipo de empresa.
Uma construtora de médio porte executava quatro obras ao mesmo tempo. Em uma delas, a equipe de campo executou uma instalação com base em uma planta impressa duas semanas antes; a revisão com a alteração tinha sido enviada por e-mail ao engenheiro, mas não chegou ao mestre de obras. O resultado foi retrabalho e atraso de alguns dias.
A empresa padronizou a estrutura de pastas por obra, passou a incluir a revisão no nome de cada arquivo e a mover as revisões antigas para uma pasta "Superadas". O mestre de obras e o engenheiro de campo ganharam acesso de visualização à pasta de projetos pelo celular e de edição à pasta de execução, onde registram fotos e o diário. A regra passou a ser simples: na obra, vale o que está na pasta.
Como o AvuzConecta ajuda engenharias
No Drive do AvuzConecta, cada obra pode ter sua estrutura de pastas, com permissões por usuário: visualizar, editar, compartilhar ou excluir. A equipe acessa pelo navegador, pelos aplicativos para computador e pelo celular, com sincronização automática. O histórico de atividades mostra quem editou, baixou, moveu ou excluiu cada arquivo, e itens excluídos por engano podem ser recuperados pela lixeira do administrador.
Arquivos muito pesados de software de projeto podem continuar sendo trabalhados localmente, com a sincronização do aplicativo mantendo a cópia atualizada na nuvem.
Perguntas frequentes
Como controlar qual é a revisão vigente?
Mantenha apenas a revisão vigente na pasta principal, inclua o número da revisão no nome do arquivo e registre as alterações em uma lista de documentos do projeto.
O cliente pode acessar os projetos?
Sim, por um link com acesso apenas às pastas que fazem sentido para ele, como a de entrega, com data de expiração se o acesso for temporário.
Vale a pena levar arquivos de software de projeto para a nuvem?
Sim, para que fiquem centralizados e com backup. Quem trabalha com arquivos pesados pode usar a sincronização no computador para editar localmente.
Como guardar fotos de obra sem bagunça?
Organize por data dentro da pasta de execução da obra e, se possível, por etapa ou serviço. Evite deixar fotos apenas no celular de quem fotografou.
Conclusão
Na engenharia, organizar documentos é parte da qualidade da obra. Uma estrutura por obra, revisões identificadas no nome do arquivo e acesso do campo à mesma pasta do escritório evitam a maior parte dos erros causados por informação desatualizada.