Assinatura digital e assinatura eletrônica: qual a diferença
Assinatura digital e eletrônica não são a mesma coisa. Entenda os tipos simples, avançada e qualificada, o certificado ICP-Brasil e qual usar.
Neste artigo
Os termos "assinatura digital" e "assinatura eletrônica" costumam ser usados como sinônimos, mas não são exatamente a mesma coisa. Entender a diferença ajuda a escolher a forma certa para cada documento da empresa, sem exagerar na burocracia nem correr riscos desnecessários.
Este conteúdo é informativo e não substitui a orientação jurídica para casos específicos.
Assinatura eletrônica: o conceito amplo
Assinatura eletrônica é qualquer forma de manifestar concordância com um documento por meio eletrônico, desde que seja possível associá-la a quem assinou. Ela pode envolver, por exemplo, um link recebido por e-mail, um código de confirmação, o desenho da assinatura na tela ou outros mecanismos de identificação.
É o "guarda-chuva" que inclui todos os tipos.
Assinatura digital: um tipo específico
A assinatura digital, no uso mais comum no Brasil, é a assinatura feita com certificado digital, especialmente o emitido no padrão da ICP-Brasil. O certificado funciona como uma identidade eletrônica, emitida após validação da pessoa ou empresa, e usa criptografia para garantir autoria e integridade do documento.
Em resumo: toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.
Os três níveis da Lei 14.063/2020
A Lei 14.063/2020 organizou as assinaturas eletrônicas em três níveis, usados como referência nas relações com o poder público e, cada vez mais, nas relações privadas:
| Nível | Como funciona | Exemplo de uso |
|---|---|---|
| Simples | Identifica o signatário e associa dados a ele | Documentos de menor risco |
| Avançada | Associa a assinatura ao signatário de forma inequívoca, sob seu controle, e permite detectar alterações | Contratos e documentos com mais exigência |
| Qualificada | Usa certificado digital ICP-Brasil | Atos que a lei ou um órgão exigem esse nível |
Para a base legal completa, veja assinatura eletrônica tem validade jurídica?.
Vantagens e limitações de cada uma
Assinatura com certificado digital
- Vantagem: maior presunção de autenticidade e aceitação em órgãos públicos e cartórios.
- Limitação: o signatário precisa ter um certificado válido (que tem custo e prazo de validade) e saber usá-lo. Pedir isso a um cliente pode atrasar a assinatura.
Assinatura eletrônica por e-mail e link
- Vantagem: simples para quem assina; basta acessar o e-mail, abrir o documento e assinar, inclusive pelo celular.
- Limitação: em documentos para os quais a lei ou um órgão exija certificado ICP-Brasil, não substitui a assinatura qualificada.
Como escolher na prática
Faça três perguntas:
- Existe exigência legal ou do órgão de um tipo específico de assinatura? Se sim, siga a exigência.
- Qual é o risco de contestação? Quanto maior, mais evidências de autoria valem a pena.
- Quem vai assinar? Clientes e parceiros que não têm certificado digital assinam muito mais rápido por e-mail.
Para contratos de prestação de serviço, propostas, aceites e documentos internos, a assinatura eletrônica por e-mail costuma ser a opção mais prática.
Exemplos por segmento
- Imobiliárias: contratos de locação e termos de vistoria (veja o guia).
- Agências: propostas e contratos com clientes (veja o guia).
- Contabilidade e advocacia: contratos de honorários e de prestação de serviços.
Exemplo prático
Ver a situação ilustrativa
Situação ilustrativa, baseada em desafios comuns nesse tipo de empresa.
Um escritório de contabilidade pedia que todos os clientes assinassem os contratos de honorários com certificado digital. Muitos clientes pessoa física não tinham certificado, e outros não sabiam usá-lo. Contratos ficavam pendentes por semanas.
Com orientação jurídica, o escritório passou a usar assinatura eletrônica por e-mail para contratos de honorários e documentos internos com clientes, reservando o certificado digital para os atos que exigem assinatura qualificada, como alguns procedimentos junto a órgãos públicos. O tempo para fechar novos clientes caiu, e os contratos passaram a ficar guardados na pasta de cada cliente.
Como o AvuzConecta ajuda
O Assinador do AvuzConecta foi feito para tornar a coleta de assinaturas simples: o documento sai direto do Drive, vai para o e-mail de quem assina, que não precisa ter acesso à plataforma, e volta assinado para a pasta correta. Para documentos com exigência específica de assinatura, confirme os requisitos com sua assessoria jurídica e com a nossa equipe.
Perguntas frequentes
Assinatura digital é mais segura que eletrônica?
A assinatura com certificado ICP-Brasil tem maior presunção de autenticidade. A assinatura eletrônica também é válida e, com boas evidências de autoria, atende à maioria dos contratos entre particulares.
O cliente precisa ter conta em algum sistema para assinar?
Depende da ferramenta. Em soluções em que o documento é enviado por e-mail, quem assina não precisa de cadastro.
Quanto custa um certificado digital?
Varia conforme o tipo e a autoridade certificadora. Além do custo, considere a validade e a renovação.
Posso usar assinatura eletrônica em documentos internos?
Sim, como em termos, autorizações e políticas assinadas por colaboradores, observadas as exigências específicas de cada caso.
Conclusão
A assinatura eletrônica é o conceito amplo; a digital, com certificado, é um tipo específico e mais rigoroso. Saber a diferença permite usar a assinatura qualificada quando ela é exigida e adotar a assinatura por e-mail, mais rápida, em todos os outros casos.